仕事にミスはできれば避けたいものですが、ついついミスしてしまうという人も多いでしょう。
ミスが続く時はなぜか連発してしまうことがありますが、それはなぜなのでしょうか？
もしかしたら、ミスを連発させてしまう原因が何かあるのかもしれません。
ここでは、仕事のミスが続く原因と対処法について考えてみたいと思います。
仕事でミスをした例
まず、仕事でのミスはどのようなことがあるのでしょうか。
事例と共に紹介していきます。
自動車モデル作成
自動車部品のCAD操作、製品設計。CADで製品の図面を書いたり、3DCADで製品の3Dモデルを作成するお仕事です。
CADで製品の図面を書いた際、納期が差し迫っており慌てていたため、完成品の前段階の試作品の製品形状を元に図面を作成してしまっていました。
さらにそれを元に3DCADで製品の3Dモデルを作成し、図面と3Dモデルを製作部に引き渡してしまいました。
単純なミスでしたが、幸い誤った図面を元に製品を作る前の段階で製作者が誤りに気付き事なきを得ました。当時私は新人だったので、反省文を上司に提出するだけで済みました。
たまにあることなので、周りからはしっかり確認するようにと口頭で注意されました。
資料作り
経営管理で会議の資料作りが主な仕事内容でした。短期を毎週、長期を月一で作成して各部署に配布したりしていました。
計算ミスで売り上げの計算があわないという事はわりと頻繁にあったのですが、一番の失敗は入力の仕方のミスでした。
エクセルを使って入力するんですが、まだ入りたての頃に数値を入力するところに間違えて計算式ごと上書きしてしまってデータが他シートに反映されていないという事が何度かありました。
実のところはわかりかねますが、入社して1年目だった事もあって特別嫌な態度などはなく笑顔で「大丈夫大丈夫！」とフォローしてくださいました。
特に短期資料に関しては時間もかなり限られていたので、ミスのせいで残業が増えたりなどもありましたが嫌な顔一つせずに対応してくれたので未だに印象に残っています。
自分としては予想外の反応だったんで、申し訳ないと思う反面、もうミスしないようにしないととやる気がでました。
データ入力
大量のデータ入力業務に取り組んでいました。
毎年同じ時期に行っている業務で、締切日が決められています。
期日までに終了しないとシステムが稼働させられず、部署内の今後の業務に支障をきたすものでした。
ミスとしては、締切日を勘違いしていました。
毎年行っている業務だったので例年と同じ日だと思い込んでいましたが、その年は締切が早めに設定されていました。
余裕を持って作業していたら実はギリギリ。
急ピッチで行わないといけなくなりました。
また、焦って作業をしていたらデータのセーブをし忘れるというミスを犯しました。その日入力したデータ全てが消えてしまいました。
締切日の確認ミス、という初歩的なミスだったので、上司に報告したら苦笑いでした。
締切に間に合わせるために入力業務以外のものは他のスタッフに任せることになり、その人からは少し嫌な顔をされました。
期日直前になると遅くまで残業する日が続き、同情してくれる人もいましたが、手伝いを申し出てくれる人はゼロ。自業自得ですが….
仕事でミスをしてしまう理由
では、そもそも、なぜ人は仕事でミスをしてしまうのでしょうか？仕事でミスしてしまう理由について考えてみましょう。
頭の中で仕事の整理ができていない
ミスが多い人の特徴の一つとして、頭の中で自分がすべき仕事が整理されていないのかもしれません。
割り当てられた仕事は、一度整理して優先順位を付けておく必要があります。
そうしないと、どの仕事にどれだけの労力を費やすのが適正なのかがわからず、簡単で優先度の低い仕事ばかりに手を付けてしまうのです。
すると、肝心の大事な仕事をすっぽりと忘れてしまったり、時間が無くなってミスが連発したりしてしまうでしょう。
例えば、割り当てられた仕事を片っ端からこなすスタイルの人は、ミスが多くなりがちです。
かかってきた電話や割込みで入ってきた仕事の方に気を取られてしまい、本来の仕事にしっかりと身を入れて対応できなくなってしまうのです。
今割り当てられている仕事は何か、どの仕事の優先順位が高いのか、今日中に終わらせるべき仕事は何かなどを常に把握していないと、ミスが起きやすい状態になってしまいます。
デスクの周りやパソコンのフォルダ分けが煩雑な状態になっている
頭の中の仕事だけでなく、デスクの周りやパソコンのフォルダ分けの整理がされていない人も、ミスが多くなりがちです。
引き出しの中がぐちゃぐちゃで必要なものがすぐに出てこない、パソコンのデスクトップに古いファイルがいくつも置いてある、フォルダ分けがされておらず必要なファイルが出てこないなどという人はよくいます。
そのような状態だと、必要な書類をなくしてしまった、最新のファイルが失われて古いファイルで資料を作ってしまったなどという、うっかりミスが起こりやすいでしょう。
自分の力量を正しく把握していない
仕事やデスクの整理ができていないなどということだけが、ミスの原因ではありません。
自分の力量を正しく把握していないために、自分の力量以上の仕事を安請け合いしてしまうことで起こるミスもあります。
人には対応できる仕事の量が、それぞれ決まっています。
そのため、仕事ができる人は自分の力量を正しく把握し、それ以上の仕事を受けることはありません。
しかし、自分の力量を把握していない人は仕事を安請け合いしてしまい、いつしか自分一人ではこなせない量の仕事が溜まってしまいます。
そして、無理をして仕事を片付けようとした結果、ミスが連発してしまうのです。
仕事のミスは連発する？メンタルと負の連鎖
仕事のミスがなぜか連発してしまうということはありませんか？
そんな時は、メンタルが負の連鎖にはまり込んでしまっているのかもしれません。
仕事のミスが連発する負の連鎖とは何か、見てみましょう。
ミスが連発すると自信を無くしてしまう
何度か仕事でミスをしてしまうと、次第に自信を失っていきます。
すると、調子の良い時にはミスなくできていた仕事が、なぜかできなくなってしまうのです。
自分に自信を失い、メンタルがマイナス思考になってしまっているからです。
仕事がうまくいくというプラスのメンタルで仕事をすると、自信をもって仕事ができるので上手くいきます。
しかし、どこか焦りがあり、自信を失ったマイナスメンタルの状況では、注意力が散漫になりミスをしがちなのです。
ミスが多い奴というレッテルが貼られてしまう
自分の中でメンタルがマイナス志向になるだけでなく、周りからの印象がマイナス志向になるということも起こります。
「あいつはミスばっかりする」というレッテルが一度張られると、なかなか覆すことができません。
これは意外と厄介なことです。
例えば、他の人ならそこまでチェックされないような書類でも、ミスをするというレッテルを張られた人の書類は入念にチェックされます。
そして、他の人ならスルーされるような軽微なミスを指摘されてしまうのです。
「ほらな、やっぱりミスがあった」などと言われ、周りはますますミスをする奴という意識を高め、本人も自分はミスをしてしまうという強迫観念のようなものを植え付けられてしまいます。
ミスをして自分に自信を無くし、周りからレッテルを張られることでミスを重ねさらに自信を無くしていくという負の連鎖に陥ってしまうと、元に戻すのは難しいでしょう。
仕事のミスは『隠す』ところから始まる
仕事でミスをしたことが周りにばれると恥ずかしいですから、どうしても隠してしまいます。
しかし、これがミスの始まりになることがあります。
この状態は、実は非常に危ないのです。
なぜなら、周りに仕事のミスを隠すということは、1人で仕事をするということだからです。
もともとミスが起こるような状態なのに、1人で仕事をしてしまってはミスを誰かに指摘してもらうことができません。
すると、ミスが見逃され、そのまま客先で発覚するなどの影響が出てしまうこともあります。
仕事のミスを隠すことから、ミスが始まるというのはこういうことなのです。
仕事のミスが続いた時の対処法
仕事のミスが続いたら、具体的にどう対処すれば良いのでしょうか。
ここまででお話ししてきたことから、ミスが続いた時の対処法について考えてみましょう。
現状を把握し整理する
ミスが頻発する原因の一つに、仕事内容や優先順位、デスクやパソコンの中が整理できていないということがありました。
ですから、整理できてない事柄をきちんと整理し、現状を把握することが先決です。
今受け持っている仕事は何があるでしょうか？
そして、どの仕事をいつまでに終わらさなければならないのか、どの仕事が最も重要なのか、無駄な仕事はしていないか、逆に、忘れている仕事はないかを、一度整理しましょう。
付箋にタスクを書いてホワイトボードに張って整理するのも良いかもしれません。
仕事を整理することで、ゴールが見えない状況で慌てて仕事をすることもありませんし、どの仕事に注力すべきかがわかり、ミスを減らすことができます。
また、デスクやパソコンの中を整理することも重要です。
必要なものと不要なものを分け、不要なものは処分し、大事なものはしっかりと片付けます。
そうするだけで、デスク周りやパソコンはスッキリし、ミスを誘発しにくい環境を作ります。
このように自分の手持ちの仕事を整理しデスクやパソコンもスッキリさせることで、自分の状況がクリアになります。
そうすると、これ以上仕事を増やせるのか、増やせるならどれくらいなのかがわかってきます。
そして、自分の力量に合った仕事量や仕事内容を選ぶことができ、ミスを減らすことにつながるでしょう。
ミスをしやすい箇所に重点を置いて対処する
仕事のミスが連発する場合、ミスをしやすい所は大体決まっています。
それぞれのミスを起こしやすいポイントを知り、そのポイントでミスをしないような対処をすると効果的です。
例えば、注意力が散漫で気が散りやすい人は、書類の誤字脱字が多かったり、仕事そのものをすっぽりと忘れてしまったりします。
この場合は、一つ一つの仕事をいつもより時間をかけて行う、仕事が終わった後に必ずチェックをする、自分のタスクを付箋やパソコンのメモ機能で記録しておく、などの対処が有効です。
電話で仕事の依頼が割り込むと、直前に取り組んでいた仕事を忘れてしまいがちという人もいるでしょう。
この場合は、電話が終わったら一旦その電話で頼まれた内容を記録して、他の仕事との優先順位を考えてみてください。
このように、自分がミスを起こしやすい箇所で一度立ち止まり、メモを取ったり再確認したりすることで、ミスを減らすことができるでしょう。
周りに申告してチェックしてもらう
周りにミスを申告することで、「あいつはミスをしやすい奴だ」というレッテルを張られてしまいまうというお話をしました。
しかし、時には、ミスをしなくなるまでそのレッテルを甘んじて受け入れることも必要です。
レッテルを張られたことをマイナスにとらえるのではなく、周りにチェックしてもらってミスをなくすための対処だと前向きにとらえ、ミスを減らしていきましょう。
まとめ
仕事のミスが起きる原因と対処法について見てきましたが、いかがでしたでしょうか？
自分の場合は何がミスの原因になっているかを考え、対処をうつことでミスを減らすことも可能です。
しかし、ミスへの対処をしてもなかなかミスが減らない場合は、何かほかに原因がある場合もあります。
そもそも仕事自体が自分に合っていないため身が入らず、ミスが減らないということもあるかもしれません。
その場合は、仕事を変えるという対処法も候補に挙がります。
自分の場合は何が問題なのかをしっかり把握することで、対処法が見えてくるでしょう。
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